英文メールのプロンプトテンプレートは、毎回ゼロから考えるものではありません。役割、目的、素材、条件、出力形式を固定しておき、案件ごとに中身だけを差し替えると、生成AIの回答が安定します。

英文メール用プロンプトテンプレートの基本形

あなたは翻訳・文章作成の専門家です。
以下の前提をもとに、英文メールを作成・改善してください。

# 背景
{ここに背景や目的を書く}

# 入力情報
日本語原文、相手との関係、目的、期限、避けたいニュアンス

# 出力形式
英文メール、自然な表現、丁寧度の違う別案、日本語訳

# 制約
- 読み手に合わせた言葉を使う
- 根拠が不明な内容は断定しない
- 直訳で不自然になることを避ける
- 最後に確認すべき点を箇条書きで示す

テンプレートを使う順番

  1. まず背景と目的だけを入力して、AIに不足情報を質問させる
  2. 次に日本語原文、相手との関係、目的、期限、避けたいニュアンスを追加し、初稿を作らせる
  3. 最後に自然さ、丁寧さ、誤解の少なさを基準に見直しを依頼する

実務で使うときの注意点

英文メールでは、AIの回答をそのまま採用するよりも、判断材料として使う方が安全です。数字、固有名詞、法律・規約に関わる表現は必ず人が確認し、必要なら一次情報に戻ってください。

カスタマイズ例

より具体的にしたい場合は、「初心者向け」「上司への報告向け」「顧客向け」「社内共有向け」のように読み手を指定します。トーンを指定するだけでも、同じプロンプトテンプレートから出る回答の使いやすさが変わります。

改善用の追加入力

上の回答を、自然さ、丁寧さ、誤解の少なさの観点で採点してください。
点数が低い項目について、理由と改善案を表で出してください。
最後に、実務でそのまま使える完成版に直してください。

ほかの業務にも転用したい場合は、プロンプトテンプレート完全ガイドで共通の型を確認してください。