よく使うプロンプトは、個人のメモに閉じ込めず、業務テンプレートとして管理すると価値が上がります。ポイントは「誰が使っても差し替える場所がわかる」状態にすることです。

テンプレート化する基準

毎週使う、複数人が使う、品質差が出やすい、レビューの手戻りが多い。このいずれかに当てはまる作業はテンプレート化の候補です。議事録要約、顧客返信、企画案の比較、レビュー観点の洗い出しなどが代表例です。

変数を明示する

テンプレート内では、差し替える情報を{目的}や{対象読者}のように囲みます。変数名は短くても意味が伝わる言葉にし、補足説明には「何を入れるとよいか」まで書きます。

管理項目を決める

  • 用途：何の作業に使うか
  • 入力情報：使う前に必要な素材
  • 出力形式：表、箇条書き、文章など
  • 注意点：禁止表現、確認すべき前提
  • 更新履歴：誰がいつ直したか

テンプレート例

用途：問い合わせ返信の下書き
入力：問い合わせ内容、顧客状況、回答方針

あなたはカスタマーサポート責任者です。
以下の問い合わせに対し、相手の不安を受け止めたうえで、
結論、理由、次の手順の順に返信案を作ってください。
未確認の情報は断定しないでください。

テンプレートは完成品ではなく、改善され続ける運用物です。使った人が「ここで迷った」「この条件を足したら良くなった」と残せる仕組みを作ると、チーム全体のAI活用が安定します。