社内ナレッジは、あるだけでは使われません。検索しやすく、読みやすく、更新しやすい形に整える必要があります。AIは、散らばったメモを構造化する作業に向いています。

まず分類軸を決める

ナレッジ整理では、部署別、業務フロー別、顧客課題別、FAQ別などの分類軸を決めます。分類軸がないまま要約すると、きれいな文章にはなっても探しにくい資料になります。

整理プロンプト

以下のメモを、社内ナレッジとして再利用しやすい形に整理してください。

メモ：
{本文}

出力形式：
1. タイトル
2. 何の業務で使う情報か
3. 手順
4. よくあるミス
5. 関連する質問
6. 更新が必要そうな箇所

条件：
・古い可能性がある情報は「要確認」と書く
・新人が読んでもわかる表現にする

更新前提で管理する

AIで整えたナレッジも、業務が変われば古くなります。最終更新日、担当者、確認頻度を記事内に入れておくと、放置されにくくなります。ナレッジは完成物ではなく、現場と一緒に育てるものです。