「クレーム返信をAIに頼みたいのに、プロンプトが浮かばない」と感じるときは、文章力よりも依頼前の整理が足りていないことが多いです。最初から完璧な指示文を書こうとせず、目的、素材、出力形式を順番に埋めると、生成AIへの依頼は一気に作りやすくなります。

クレーム返信のプロンプトが浮かばない原因

クレーム返信では、苦情内容、事実確認状況、対応方針、謝罪範囲、禁止表現をどこまでAIに渡すかが曖昧になりがちです。AIに「いい感じに作って」と頼むと、表面的な回答になりやすく、あとから何度も修正が必要になります。

まずは「誰のために」「何を判断したいか」「どの形式で受け取りたいか」を短いメモにしてください。メモの段階では文章として整っていなくても問題ありません。

3分で作る下書きメモ

  • 目的: クレーム返信で達成したい結果を1文で書く
  • 素材: 苦情内容、事実確認状況、対応方針、謝罪範囲、禁止表現を箇条書きで渡す
  • 条件: トーン、文字数、禁止事項、前提条件を足す
  • 出力: 謝罪文、事実確認文、再発防止の説明、社内確認事項として受け取る

そのまま使えるプロンプト例

あなたはカスタマーサポートに詳しい実務支援AIです。
以下の情報をもとに、クレーム返信を進めるためのプロンプトを作ってください。

# 目的
クレーム返信で成果を出す

# 素材
苦情内容、事実確認状況、対応方針、謝罪範囲、禁止表現

# 出力してほしい内容
謝罪文、事実確認文、再発防止の説明、社内確認事項

# 条件
- 初心者にも確認しやすい表現にする
- 不足情報があれば先に質問する
- 責任範囲を曖昧にしたまま謝罪することを避ける
- 最後に改善案を3つ出す

回答品質を上げる追加条件

一度回答を出したあとに「誠実さ、事実の分離、炎上リスクの低さを基準に再評価してください」と追記すると、AIの出力が実務向けになります。さらに、使えそうな案だけでなく、使わない方がよい案も出させると判断しやすくなります。

よくある失敗

責任範囲を曖昧にしたまま謝罪することを明記しないまま依頼すると、汎用的な回答に寄りやすくなります。特に社外向けの文章や意思決定に使う資料では、事実確認、対象読者、言い切りの強さを必ず指定しましょう。

次に使うテンプレート

クレーム返信を繰り返し使う場合は、今回の依頼文をテンプレート化して保存しておくと便利です。毎回変える部分は、目的、素材、出力形式の3つだけにしておくと、チームでも再利用しやすくなります。

基礎から整理したい場合は、プロンプトが浮かばない時の解決法もあわせて読むと、最初の一文を作りやすくなります。