メール返信はAIと相性のよい作業ですが、注意も必要です。相手の状況に合わない表現、未確認情報の断定、過度に機械的な文章は信頼を損ないます。

返信前に渡す情報

最低限、相手の問い合わせ内容、こちらの回答方針、確認済みの事実、まだ確認できていないこと、希望するトーンを渡します。AIには「判断してよいこと」と「断定してはいけないこと」を分けて伝えましょう。

返信下書きプロンプト

あなたは丁寧で実務的なカスタマーサポート担当です。
以下の問い合わせに返信する文面を作ってください。

問い合わせ内容：
{本文}

回答方針：
{伝えたい結論}

条件：
・相手の不安を最初に受け止める
・未確認のことは断定しない
・必要な確認事項は箇条書きにする
・謝罪が必要な場合は簡潔に入れる
・件名も1案作る

仕上げで見るポイント

  • 相手の名前や会社名に誤りがないか
  • 約束していない対応を書いていないか
  • 期限、金額、条件を断定していないか
  • 文面が冷たく見えないか

AIは文章の土台を作るのが得意です。最後に人が確認し、相手との関係性に合わせて温度を調整することで、安心して使える返信になります。